個人事業主が経費にできるのはどこまで？認められる経費の範囲や目安、上限を解説

個人事業主にとって、経費の計上は節税の基本です。しかし、「どこまでが経費として認められるのか？」「プライベートとの境界は？」と悩む方も多いのではないでしょうか。経費として認められるには、事業に必要であることを明確に証明できるかがカギとなります。本記事では、個人事業主が経費にできる範囲や具体例、費用ごとの目安、上限の考え方などをわかりやすく解説します。

個人事業主の「経費」とは？定義と基本ルール

経費の定義と考え方

個人事業主にとって「経費」とは、事業を行ううえで必要不可欠な支出を指します。国税庁によれば、経費とは「その年に生じた売上や収益を得るために直接必要だった支出」とされており、必要経費として認められれば、課税対象となる所得から差し引くことが可能です。

例えば、商品を仕入れるための費用や、広告を出すためにかかった費用、取引先との打ち合わせに必要な交通費などが経費として扱われます。これらの支出は、最終的に確定申告で所得から差し引かれ、納税額を抑える節税効果が期待できます。

ただし、どの支出が経費に該当するかは、個人事業主の業種やビジネスモデルによって異なります。また、同じ支出でも、事業用であれば経費になりますが、プライベート目的であれば認められません。この線引きを正しく理解することが、適切な経費計上には欠かせません。

ヤフー株式会社が提供する「弥生会計」などのクラウド会計ソフトでは、勘定科目に応じた支出の分類ができ、経費管理が容易になるため、多くの個人事業主が導入しています。こうしたツールを活用することで、日々の経費記録と確定申告時の書類作成が格段に効率化されます。

事業との関連性が経費かどうかのカギ

経費として認められるかどうかの判断基準は、支出が「事業のために必要であったか」という点に尽きます。つまり、その支出によって売上が発生した、または今後の収益向上が見込まれるなど、事業活動との明確な関連性が求められます。

たとえば、デザイナーの個人事業主がAdobeのソフトを購入した場合は業務上の必要性が明らかであるため経費として認められますが、同じソフトを趣味目的で購入した場合は認められません。ここで大切なのは、「第三者が見ても妥当だと判断できるかどうか」という客観性です。

また、自宅を事務所として使用している場合、家賃や水道光熱費を一部経費にできるケースがありますが、これも「家事按分（かじあんぶん）」という考え方に基づき、事業に使用した割合のみが経費として認められます。たとえば、1日8時間を仕事に使い、残りを生活に使っているのであれば、その使用比率を計算し、経費に計上する必要があります。

税務署は、こうした按分の根拠となる使用状況の記録や図面、利用日誌などをもとに経費性の妥当性を判断します。証拠が曖昧な場合は否認されるリスクがあるため、個人事業主は事前に計算根拠を明確にしておくことが重要です。

また、交際費や飲食費についても、「誰と、どんな目的で利用したか」の記録がなければ、プライベート支出とみなされる可能性があります。領収書だけではなく、メモや会話の内容の記録も経費としての正当性を高める材料になります。

このように、個人事業主が経費を計上する際は、「事業との関連性」を常に意識し、支出の理由を説明できるよう準備しておくことが求められます。とくに青色申告を選択している個人事業主は、帳簿の保存義務があり、税務調査でも経費の妥当性を問われやすいため注意が必要です。

参考：個人事業主の経費はどこまで計上できる？範囲や上限、一覧を紹介

経費として認められる支出の範囲

勘定科目別に見る「経費になるもの」一覧

個人事業主が事業を継続・発展させていくためには、多くの支出が発生します。これらの支出のうち、事業に必要と判断されるものは「経費」として計上することができ、所得から差し引くことで節税につながります。ここでは、主要な勘定科目別に、個人事業主が経費として認められる代表的な項目を紹介します。

仕入れ・消耗品費・広告宣伝費など

仕入れ
販売業や製造業など、商品の原材料や完成品を購入して販売するビジネスでは、その仕入れにかかる費用は「仕入高」として計上され、経費となります。たとえば、物販を行っている場合の在庫商品購入費、飲食業の食材費などが該当します。

消耗品費
パソコンのマウスやキーボード、文房具、プリンターのインク、コピー用紙など、10万円未満で1年以内に使い切ることが想定される物品は「消耗品費」として経費に計上できます。10万円以上の場合は減価償却の対象となるため、分類には注意が必要です。

広告宣伝費
自社のサービスや商品の知名度を高める目的で支出した費用は、「広告宣伝費」として経費になります。たとえば、Web広告（リスティング広告やSNS広告）、チラシの印刷・配布費、看板の設置費用などが該当します。名刺の作成費用も、広告宣伝費に分類することが可能です。

通信費・水道光熱費・交通費・接待交際費

通信費
スマートフォンやインターネットの利用料金、FAXの通信費、業務で使用するクラウドツールの月額利用料などが通信費に該当します。個人契約の携帯電話や自宅インターネットを仕事と兼用している場合は、使用割合に応じて「家事按分」が必要になります（詳細は後述）。

水道光熱費
事務所や作業場などで使用する電気代、ガス代、水道代などが「水道光熱費」に該当します。自宅の一部を仕事に使っている個人事業主は、按分計算によって業務で使った部分のみ経費に計上できます。

交通費
業務に関連して電車やバス、タクシーを利用した際の運賃は交通費として認められます。新幹線や飛行機代、出張にともなう宿泊費も含まれます。ただし、旅行目的の私的な移動は経費にはできません。

接待交際費
取引先との関係を円滑にするための飲食や贈答品、慶弔費用などは「接待交際費」として認められます。具体的には、打ち合わせ時の食事代、年末年始の贈答用カレンダーや手土産などが該当します。ただし、相手や目的を明記しておく必要があり、領収書とあわせて記録を残すことが重要です。

地代家賃・車両関連費・支払手数料

地代家賃
事業専用のオフィスや店舗、倉庫などの家賃は「地代家賃」として全額経費にできます。自宅の一部を事務所として使っている場合も、使用面積や使用時間に応じて按分することで、一定割合を経費にできます。

車両関連費
業務で使用する車にかかる費用（ガソリン代、車検代、自動車保険料など）は、業務利用分については経費として計上できます。ただし、私用と兼用している場合は按分が必要です。また、車両を購入した場合、10万円以上で耐用年数が1年以上ある場合には減価償却が必要です。

支払手数料
フリーランスが仕事を受ける際にクラウドソーシングや決済サービスを利用したときに発生する手数料も「支払手数料」として経費にできます。また、振込手数料や外注費の振込コストも同様に計上可能です。

家事按分が必要なケースと注意点

自宅兼事務所や自家用車使用時の按分方法

個人事業主が経費計上する際に避けて通れないのが「家事按分（かじあんぶん）」です。これは、事業と私用で兼用している支出について、業務に使用した割合だけを経費として計上する方法です。主に、自宅を事務所として使っている場合や、個人所有のスマートフォンや車を仕事にも使っているケースで必要になります。

自宅兼事務所の家賃や光熱費の按分例
たとえば、1LDKの自宅でリビングの一角を事務スペースとして使用している場合、その面積比や使用時間比に基づいて按分します。全体40㎡のうち8㎡を事務用に使っていれば、20％を業務利用と見なして家賃・光熱費の20％を経費に計上できます。

スマートフォンやインターネット回線の按分例
スマートフォンを私用と兼用している場合、月額料金のうち仕事で使う通話やデータ通信の割合を算出して、その分だけ通信費として経費に計上します。インターネット回線も同様で、仕事用の使用時間や業務割合に応じて按分することが推奨されます。

自家用車のガソリン代・車検費用などの按分例
車を業務にも使っている場合、1カ月の走行距離のうち事業に使った距離が50％なら、ガソリン代や駐車場代の50％を経費として計上できます。走行記録や日報など、業務使用の根拠を残しておくと税務調査の際にも安心です。

家事按分の注意点
家事按分の割合は、合理的な基準に基づいて算出する必要があります。あまりに高い割合（例：自宅の家賃の90％を経費とするなど）は、税務署から否認されるリスクが高くなります。また、按分の根拠となる資料（間取り図、使用時間の記録、使用日誌など）を保存しておくことが重要です。

さらに、青色申告をしている個人事業主の場合は、帳簿に按分後の金額を正確に記録することが求められます。クラウド会計ソフトを活用すれば、家事按分の計算や記帳もスムーズに行うことが可能です。

参考：【個人事業主】経費にできるものは？経費計上の勘定科目や上限・節税テクニックを解説

経費として認められない支出とは？

個人事業主が確定申告で経費を計上する際には、「何でもかんでも経費にできる」と思い込むのは危険です。事業に関連性がない支出や、税法上で経費として認められない項目を計上してしまうと、税務調査で否認されるリスクがあり、過少申告加算税や重加算税などのペナルティが課せられる場合もあります。ここでは、代表的な「経費として認められない支出」について解説します。

私的な支出・個人の税金・家族への給料など

まず大前提として、個人の生活費や娯楽費などの私的な支出は、どれだけ頻繁に使っていたとしても経費として認められません。たとえば以下のような支出は原則NGです。

• プライベートの飲食代や趣味に関する買い物
• 家族旅行の交通費や宿泊費
• 自分自身の医療費や健康診断代
• 子どもの学費や衣料品代
• 自宅用の家具・家電の購入費

次に、個人として課される税金も経費にはなりません。たとえば所得税・住民税・国民年金保険料・国民健康保険料などは、たとえ事業主として納めていたとしても「個人的な支出」として扱われ、経費計上は不可です。

また、個人事業主が生計を一にする家族や親族に支払った給与も原則として経費にはなりません。家族への給与を経費にするには、「青色事業専従者給与」として事前に届出を提出し、適正な範囲で支払っている必要があります。この届出がない状態で家族に報酬を支払っても、必要経費とは認められないため注意が必要です。

減価償却が必要な10万円超の資産

次に見落としがちなポイントとして、10万円を超える資産の購入に関しては、原則として一括で経費に計上することができません。パソコン、業務用カメラ、複合機、オフィス家具などが該当し、これらは「固定資産」として扱われます。

固定資産は、法定耐用年数に応じて毎年少しずつ費用化していく「減価償却」という方法で処理する必要があります。たとえば20万円のパソコンを購入した場合、耐用年数が4年であれば、毎年5万円ずつを減価償却費として経費に計上します。

ただし、「少額減価償却資産の特例」を利用すれば、青色申告者であれば30万円未満の資産については一括で経費処理が可能です。この特例を活用するには一定の条件があるため、あらかじめ制度の内容を確認しておくと安心です。

なお、10万円以下の備品については「消耗品費」として一括で経費処理できますが、使用目的が明確であり、事業に直接関係していることが前提となります。

このように、金額や使用目的、契約者名義（個人用か事業用か）によって、同じ物品でも経費になるかどうかの判断が分かれます。個人事業主は、事業と私生活の支出をしっかりと分け、経費性が明確な支出のみを計上するようにしましょう。

参考：個人事業主の確定申告経費では何をいくらまで落とせる？勘定科目一覧や必要書類を解説

経費の上限はある？妥当な割合と税務調査のリスク

個人事業主として確定申告を行う際、「経費はどこまで認められるのか」「上限があるのでは？」と疑問を感じたことがある方も多いでしょう。実際には、税法上、経費の「上限額」は明確に定められていません。ただし、すべての支出が自由に経費として認められるわけではなく、「常識的な範囲」であるかどうかが大きなポイントになります。ここでは、経費の上限に関する基本的な考え方と、業種別の目安、そして税務調査で指摘されやすいケースについて解説します。

原則として上限はなし。ただし常識的な範囲が重要

まず理解しておきたいのは、「経費には法的な上限がない」という点です。たとえば売上500万円に対して経費が300万円だったとしても、すべてが妥当な事業支出であれば問題ありません。あくまで「その支出が事業に必要だったかどうか」が判断基準です。

とはいえ、極端に経費が多い場合は税務署に不自然だと判断され、税務調査の対象となる可能性が高くなります。たとえば、売上の8割以上が経費として処理されている場合などは、「過剰な経費計上ではないか」と疑念を持たれやすいのが実情です。

また、個人事業主は事業用と私用が混在しやすいため、経費と私的支出の区分が曖昧になりやすく、「本当に事業のために使ったのか」という点が問われることもあります。経費の記録や証拠書類の保存、使用目的の説明責任を果たす姿勢が求められます。

とくに青色申告を選択している個人事業主は、最大65万円の特別控除を受けられる一方で、帳簿の保存義務や経費内容の明確化がより厳しく求められます。クラウド会計ソフトを利用するなどして、日頃から経費の根拠を整えておくことが重要です。

業種別に見る経費率の目安

経費率（売上に対して経費が占める割合）は、業種によって大きく異なります。たとえば、原価が高い仕入れ型ビジネスでは経費率が高くなる一方、サービス業など仕入れが少ない業種では経費率が低めになります。以下に代表的な業種ごとの経費率の目安を紹介します。

これらはあくまで目安ですが、同業他社と比べて著しく高い経費率の場合は、税務署から注視されやすくなります。たとえば、売上300万円のライターが経費を250万円計上していた場合、実質所得が50万円しか残らず、「本当にそれほどの経費が必要だったのか？」と疑われる可能性があります。

また、業種によって「経費として認められやすい支出の種類」も異なります。たとえば飲食業では食材の仕入れが大きな割合を占めますが、士業では通信費や交通費が中心となる傾向があります。こうした業種特性に沿った経費構成であることも、正当性の証明につながります。

税務署は「同業他社の平均的な経費率」や「過去の申告内容」と比較しながら不自然な点がないかをチェックします。そのため、個人事業主は自分の業種における経費率の相場を把握しておくと、経費計上の妥当性を判断しやすくなります。

まとめとしてのポイント：

• 経費に明確な「上限」はないが、事業との関連性と常識的な範囲が求められる
• 業種ごとの平均経費率を把握し、それを大きく逸脱しないよう注意
• 経費が多くなる場合は、その根拠や使用目的を明確に記録しておくこと

税務リスクを回避し、適切な経費計上を実現するためにも、日々の支出は事業との関連性を重視して判断しましょう。

参考：個人事業主の確定申告で経費にできるものは？書き方・勘定科目一覧

経費計上に必要な書類と保管方法

領収書・レシート・電子取引データの取り扱い

個人事業主が経費を正しく計上するためには、支出の根拠となる証拠書類を適切に保管しておく必要があります。これらの書類は、税務調査が行われた際に「その支出が事業に必要であったこと」を証明する重要な資料となります。

まず、最も基本となるのが領収書やレシートです。事業に必要な支出を行った際は、必ず宛名・日付・金額・支払先の記載がある領収書やレシートを受け取りましょう。特に、飲食費や交通費、消耗品の購入など、少額で頻度の多い支出はレシートで処理されることが多いため、漏れなく管理することが重要です。

また、近年ではインターネット上の電子取引が増えており、クラウドサービスやオンラインショップでの支払いに対しては「電子取引データ」が証拠書類として扱われます。たとえばAmazonや楽天での業務用品購入、freeeなどの会計ソフトの月額料金、ZoomやCanvaといったツールの利用料などが該当します。

電子取引に関しては、紙での印刷ではなく電子データのまま保存する義務があるため注意が必要です。国税庁の定める「電子帳簿保存法」では、PDF・画像・CSVなどの形式で、所定の要件（タイムスタンプ付与や検索性の確保など）を満たしたうえで保存する必要があります。

適格請求書（インボイス）制度の導入以降は、仕入税額控除を受けるためにも、適格請求書発行事業者が発行した書類であることの確認も求められます。紙の領収書だけでなく、PDFやメール添付ファイルの管理も重要になってきています。

クラウド会計ソフトやレシート読み取りアプリを活用すると、スマートフォンで撮影・アップロードするだけで証拠書類の管理と仕訳ができるため、日々の業務負担を大幅に軽減できます。

書類の保存期間と電子保存のルール

個人事業主が保管すべき帳簿や書類には保存義務があります。青色申告をしている場合は原則7年間、白色申告であっても5年間は保管が必要です。具体的には以下のような書類が対象です。

• 領収書・レシート（紙・電子）
• 請求書・納品書
• 契約書
• 会計帳簿（仕訳帳・総勘定元帳など）
• 決算書類（貸借対照表・損益計算書）
• 電子取引データ（クラウド請求・Web決済など）

2022年の電子帳簿保存法の改正により、電子取引については原則として電子データのまま保存することが義務化されました。紙に印刷して保存することは認められず、データとして保存する際には「検索性の確保」「改ざん防止措置（タイムスタンプ等）」が求められます。

なお、スキャナ保存制度を活用すれば、紙の領収書などをスキャンしてPDF保存し、原本を破棄することも可能です。この場合も、読み取り日・保存日などの記録や、訂正・削除履歴の管理が必要となります。

これらの保存要件をクリアするには、手作業よりもクラウド型の会計ソフトやストレージサービスを使うのが現実的です。freeeやマネーフォワードなどのサービスでは、電子帳簿保存法に対応した管理機能があり、経費の証拠書類を効率的かつ法的に適切な形で保管できます。

参考：個人事業主における経費とは？経費科目一覧と経費計上の注意点

経費計上のメリットとデメリット

所得控除による節税効果

個人事業主にとって、経費計上の最大のメリットは「課税所得を減らすことで節税ができる」点にあります。売上が同じでも、経費が多ければその分、課税対象となる所得が減少し、結果として納める税金が少なくなります。

たとえば、年間の売上が500万円あり、経費が100万円の場合と300万円の場合では、差し引かれる課税所得に大きな違いが出ます。実際の税額だけでなく、住民税や国民健康保険料なども所得に連動して算出されるため、経費計上はトータルの税負担軽減に直結します。

特に青色申告者は、最大65万円の青色申告特別控除に加え、経費をしっかり計上することで節税効果が大きくなります。家事按分を活用して、家賃や水道光熱費、通信費なども適切に按分すれば、実質的に生活費の一部も経費にできるため、事業との関連性がある支出をきちんと記録・管理する意義は大きいと言えるでしょう。

また、経費計上をしっかり行うことで、「利益の可視化」「キャッシュフローの把握」「コスト管理の精度向上」といった、経営上の利点も得られます。これにより、より計画的で効率的な事業運営が可能となります。

経費計上が煩雑になりやすい点に注意

一方で、経費計上には煩雑さや手間がつきまとうというデメリットも存在します。特に、以下のような場面で手間を感じる方も多いです。

• 毎月大量の領収書・レシートを整理する必要がある
• 家事按分の比率計算や根拠資料の保存が求められる
• 電子取引データの保存や法対応（電子帳簿保存法など）が煩雑
• 勘定科目の分類に迷いが生じる

さらに、経費と私的支出の線引きが曖昧になりやすく、誤って私的支出を経費として計上してしまうと、税務調査で否認されるリスクがあります。不正と判断されれば、過少申告加算税や重加算税などのペナルティが発生し、場合によっては青色申告の承認取消につながる恐れもあります。

このようなリスクを防ぐためには、帳簿付けや証拠書類の整理を日常的に行い、月単位で経費処理をしておくことが望ましいです。また、クラウド会計ソフトの導入や税理士との連携も、煩雑な作業を軽減し、正確な経費計上に繋がります。

経費計上の要点まとめ：

• 経費は節税効果が大きく、賢く活用すべき
• 一方で手間がかかりやすく、記録ミスや管理不足はリスク
• 自動仕訳やスキャン保存などのツール導入で手間を削減しよう

参考：個人事業主が経費に計上できるもの、できないものをわかりやすく解説！

節税効果を高めるための経費活用術

個人事業主にとって、経費を適切に計上することは、納税額を減らす「節税」の基本です。しかし、ただ単に支出を増やすだけでは節税にはつながりません。重要なのは、事業に必要な支出をもれなく経費として記録し、税制上の優遇措置を最大限に活用することです。ここでは、青色申告特別控除や減価償却の特例、さらにはクラウド会計ソフトやビジネスカードを活用した経費管理術について解説します。

青色申告特別控除や少額減価償却の活用

節税効果を最大限に引き出すうえで、最も効果的な手段のひとつが青色申告の活用です。青色申告を行うことで、正規の帳簿を備え付けて記帳し、確定申告をすれば最大65万円の「青色申告特別控除」を受けることができます。

この控除は、所得からそのまま差し引かれるため、納税額に直接的な影響を与える非常に強力な制度です。例えば課税所得が300万円の場合、65万円の控除を受ければ235万円に対して課税されるため、所得税・住民税・国民健康保険料などを大幅に抑えることができます。

さらに、青色申告者には減価償却に関する特例も設けられています。その一例が「少額減価償却資産の特例」です。これは、取得価額が30万円未満の設備や備品（パソコン、カメラ、オフィスチェアなど）について、本来は複数年に分けて費用化するところを、その年に一括で経費処理できるという制度です。

たとえば15万円の業務用プリンターを購入した場合、通常であれば耐用年数に応じて数年間かけて減価償却しますが、この特例を利用すれば、購入年に全額を経費として計上できます。結果として、その年の課税所得が大幅に減少し、節税効果が高まります。

ただし、年300万円までという上限があるため、高額な備品を毎年大量に購入するケースでは計画的な利用が必要です。なお、この特例を活用するには、青色申告であることと、一定の帳簿保存要件を満たしていることが条件です。

加えて、青色申告をしていれば、赤字の繰越控除や青色事業専従者給与の活用も可能になります。専従者給与を適切に設定すれば、家族への給与も経費として認められるようになり、所得分散による節税も実現できます。

このように、青色申告は経費計上と節税において非常に有利な制度であり、すべての個人事業主にとって有効な選択肢といえるでしょう。

クラウド会計ソフトやビジネスカードの利用

経費をもれなく正確に計上し、節税効果を高めるためには、日々の支出を効率よく記録・管理する仕組みづくりが欠かせません。そこで活用したいのが、クラウド会計ソフトとビジネス用クレジットカードです。

まず、クラウド会計ソフト（例：freee、マネーフォワード、弥生オンラインなど）を導入することで、日々の取引を自動的に記帳・分類できるようになります。銀行口座やクレジットカード、請求書発行サービスなどと連携させれば、明細データが自動で取り込まれ、勘定科目まで自動仕訳されるため、手入力の手間が大幅に削減されます。

また、領収書やレシートをスマートフォンで撮影し、AIが文字認識して取り込む機能も一般的になっており、紙の書類管理も効率化されます。これにより、証憑書類の保存義務にも対応しつつ、正確な経費計上が可能となるのです。

さらに、個人事業主専用のビジネスカードを利用すれば、事業用支出と私的支出の区別が明確になります。これにより、プライベートな支出が誤って経費に混在することを防ぎ、税務リスクを低減できます。また、カードの利用明細がクラウド会計ソフトと連携することで、経費処理の手間を削減しつつ、証拠としての信頼性も向上します。

ビジネスカードには、以下のようなメリットもあります。

• 経費の支払いに対してポイントやキャッシュバックがつく
• 支払いを1カ月以上先延ばしにでき、キャッシュフローが改善される
• 支払先ごとに利用履歴が確認できるため、経費の見直しや経営分析に役立つ

代表的なビジネスカードとしては、セゾンコバルト・アメックス、三井住友カード ビジネスオーナーズ、JCB CARD Bizなどがあり、年会費無料で使えるものも多く提供されています。業種や利用頻度に応じて、自分に合ったカードを選ぶと良いでしょう。

まとめ：節税のための経費活用ポイント

• 青色申告を行い、特別控除や少額減価償却の特例を活用する
• 赤字の繰越控除や専従者給与制度も効果的に使う
• クラウド会計ソフトで自動化・効率化を図り、経費を漏れなく計上する
• ビジネスカードで支出管理を明確化し、記録精度を高める

これらの取り組みを組み合わせることで、個人事業主は経費の管理と節税を両立し、健全な経営基盤を築くことができます。無理のない範囲で実践し、賢くお金を残していきましょう。

参考：個人事業主の経費はいくらまで計上できる？上限や経費にできるものも解説

不適切な経費計上によるリスクと罰則

個人事業主が節税のために経費を活用することは正当な権利ですが、その一方で、経費の取り扱いには明確なルールが存在します。事業と無関係な支出を経費として計上したり、証拠書類が不十分なまま処理したりすると、税務署から「不適切な経費計上」と判断され、ペナルティの対象になる可能性があります。

とくに青色申告をしている場合は、帳簿や証憑の保存義務が強く求められるため、適当な処理やミスがあると、青色申告の承認取り消しにまで発展するケースもあります。以下では、不適切な経費計上が発覚した際に想定されるリスクや罰則について、具体例を交えて解説します。

税務調査で否認された場合のペナルティ

税務署は、提出された確定申告の内容に対して「妥当性があるか」「不自然な点はないか」を定期的に確認しており、必要に応じて個人事業主に対して税務調査を行います。売上に対して経費の割合が異常に高い場合や、前年と比較して大きな変動がある場合は、調査の対象になりやすい傾向があります。

税務調査では、帳簿・領収書・請求書などの証拠書類の提示が求められ、「その支出が本当に事業に関連するものだったか」「金額や勘定科目に誤りはないか」などがチェックされます。その結果、経費として計上していた支出が「私的なものである」「証明できない」と判断されると、経費が否認され、所得が修正されることになります。

過少申告加算税・重加算税の例

経費の否認によって申告内容に誤りが生じていた場合、修正申告や更正処分が行われるだけでなく、以下のような追徴課税が発生することがあります。

過少申告加算税
本来の納税額よりも少なく申告していた場合、その差額に対して10％（※）の加算税が課せられます。これが「過少申告加算税」です。例えば、30万円分の経費が否認されて、本来支払うべき税金が10万円多くなる場合、その10％＝1万円が加算税として追徴されます。
※納付すべき税額が50万円を超える部分については、15％が適用されることがあります。

重加算税
意図的に経費を水増ししたり、架空の領収書を用意したりして、故意に税金を少なく申告していたと認められた場合には、「重加算税」が課されます。これは、悪質なケースに対する重いペナルティであり、追徴額の最大35％が加算されます。

たとえば、知人からもらった白紙の領収書を使って架空の出張費を計上し、税務署から虚偽の経費計上と判断された場合は、重加算税の対象となります。また、税務署は一度重加算税を課した個人事業主を「要注意人物」として記録するため、今後の申告もより厳しくチェックされるようになります。

延滞税や利息負担も発生
追徴課税に加え、納付が遅れた場合には「延滞税」も課されます。延滞税は納付期限の翌日から発生し、日数に応じて加算されるため、金額が膨らむケースもあります。結果として、もともと支払うべき税金以上に大きな負担を背負うことになりかねません。

不適切な経費計上を防ぐためのポイント

• 領収書やレシートなど証拠書類を必ず保管する
• 経費性が曖昧な支出は、按分や備考メモで用途を明確にする
• 勘定科目や金額に誤りがないか、帳簿を定期的に見直す
• 青色申告の要件（複式簿記・帳簿保存）を遵守する
• 疑問がある場合は、税理士など専門家に相談する

経費の過剰計上や架空計上は、一時的に税額を抑えられたとしても、後に多大なリスクをもたらします。正しい知識をもとに、事業に必要な経費だけを適切に計上し、安心して事業を継続できる環境を整えましょう。

参考：個人事業主やフリーランスの経費とは？具体例や判断基準を解説

個人事業主の経費に関するよくある質問

Q. 自宅の家賃や光熱費はどこまで経費にできる？

個人事業主が自宅を事務所として使用している場合、その一部を「家事按分」することで家賃や光熱費の一部を経費に計上できます。たとえば、1LDKの自宅でリビングの一角をデスクワーク用のスペースとして利用している場合、使用面積や使用時間の割合をもとに、全体の20〜30％程度を業務用と判断し、家賃や電気代、水道代の同割合を経費にできます。

注意点としては、按分の基準が合理的であること、計算根拠（間取り、業務時間など）が説明できることが重要です。税務署からの指摘を防ぐためにも、間取り図や作業時間の記録、業務日誌などを保存しておくと安心です。

Q. 車の購入費・ガソリン代はどう扱う？

車両を業務で使用する場合、その関連費用（ガソリン代、車検費、自動車保険料、駐車場代など）は経費として認められます。ただし、自家用車を仕事と兼用しているケースでは、走行距離や使用時間などに基づいて「家事按分」する必要があります。たとえば、月間走行距離のうち半分を業務で使っていれば、その割合を経費に計上可能です。

また、車の購入費が10万円以上の場合は、原則として一括で経費にできず、耐用年数に応じて数年間にわたって減価償却する必要があります。青色申告者であれば、30万円未満の車両に対しては「少額減価償却資産の特例」を使って一括計上できる場合もあります。

Q. インボイス制度で経費計上に変化はある？

2023年10月から始まったインボイス制度（適格請求書等保存方式）では、消費税の仕入税額控除を受けるために、インボイス発行事業者から交付された適格請求書の保存が必要となります。これにより、経費の中でも「課税仕入れ」に該当するもの（例：仕入れ、業務委託費など）については、適格請求書がないと消費税控除を受けられなくなる可能性があります。

ただし、個人事業主であっても課税事業者ではない場合（売上1,000万円以下など）、消費税自体を納めていなければ、この制度の影響を直接は受けません。ただし、仕入先がインボイス非対応だと取引先から敬遠されるケースもあり、今後のビジネスに影響する可能性はあります。

経費としての計上自体は、インボイスがなくても可能ですが、「仕入税額控除ができない経費」として扱われる点には注意が必要です。

Q. 開業届を出していなくても経費は認められる？

開業届を提出していない状態でも、事業としての実態があれば経費の計上自体は可能です。たとえば、副業で継続的に収入を得ており、それに伴う支出がある場合、確定申告の際に「雑所得」または「事業所得」として申告し、その経費を差し引くことができます。

ただし、青色申告特別控除や少額減価償却資産の特例など、青色申告者向けの優遇措置は、開業届と青色申告承認申請書の提出が前提となるため、これらの恩恵は受けられません。また、開業の意思があるかどうか、反復継続性があるかなどの点も重要で、単発の副業などでは「事業」として認められにくい場合があります。

経費の取り扱いを明確にし、節税メリットを最大限活かすためにも、事業を始める際は開業届を提出しておくことをおすすめします。

参考：個人事業主の経費の上限は？計上できる範囲や注意点も徹底解説！

まとめ：経費は「事業との関係性」が判断の鍵

個人事業主にとって経費は、節税の武器であり、事業運営のコストとして正しく計上すべき大切な要素です。しかし、どこまでが経費にできるのかという判断は、常に「事業との関連性」に基づいて行わなければなりません。

家賃や光熱費、通信費のようなプライベートとの境界が曖昧になりがちな支出については、家事按分を用いて合理的に処理する必要があります。また、経費性があると考えていても、領収書がなかったり、使用目的が不明確だったりすれば、税務署に否認されるリスクがあります。

青色申告の特別控除や減価償却の特例など、制度を正しく活用すれば、大きな節税効果も期待できます。そのためにも、日頃から帳簿と証拠書類を整え、税務署に対して説明可能な状態を維持しておくことが重要です。

経費は「使えば使うほど得」ではなく、「正しく計上すれば得」です。根拠のある経費計上を意識しながら、適切な節税と安定した経営を実現していきましょう。